Pourquoi faire un plan de communication encore aujourd’hui? C’est pour s’assurer que les messages sont bien transmis, compris et intégrés par les parties prenantes, à la fois à l’interne et à l’externe, ce qui contribue à renforcer l’image de marque et à atteindre les objectifs de votre organisation. Dans cet article, vous découvrirez pourquoi le plan de communication et le plan d’action sont essentiels à la bonne marche de votre organisation.
4 raisons pour planifier ses communications
1. Assurer la cohérence:
En planifiant vos communications à l’aide d’un plan, vous vous assurez que toutes les communications de l’organisation pour les prochains mois ou années seront cohérentes entre elles, quel que soit le canal utilisé (numérique ou traditionnel). Avec un plan de communication clair, il permettra de vous aligner sur les objectifs stratégiques de l’organisation et d’avoir une vue 360 sur tous les types de messages prévus selon les divers canaux.
Cet outil essentiel vous aidera à éviter toute confusion dans les messages transmis à travers les différentes plateformes, ce qui renforcera nécessairement la crédibilité de votre marque.
2. Économiser du temps et des ressources:
Avec votre équipe, vous pouvez planifier les communications par canaux : des messages sur les réseaux sociaux, les divers canaux numériques payants (Google Ads, Meta, Ads, etc.), d’autres dans les médias traditionnels (télé, journaux, etc.) et lors de prises de parole (invité dans un panel, événement public, etc.). L’idée est que chaque canal ait des messages porteurs pour atteindre la cible. Grâce à cette planification stratégique de vos communications, vous pourrez prévoir vos besoins en ressources humaines (employés/consultants) et financières (publicité et sponsoring sur les médias sociaux) pour la conception graphique et la diffusion des messages.
3. Maximiser l’impact:
Une planification bien structurée à l’aide d’un plan de communication permet de diffuser les messages au bon moment, sur le bon canal et de toucher la cible souhaitée. Aussi, cela permet de diffuser les messages provenant de la personne représentante la mieux placée selon le contexte et l’objectif de communication. Vous pourrez ainsi augmenter l’impact des communications et favoriser l’engagement de la cible envers votre organisme.
4. Éviter les erreurs:
De manière régulière, il est crucial de prendre du temps afin de bien réfléchir à ce que l’on veut communiquer, comment on veut le communiquer et à qui on veut le communiquer. Cette manière de procéder pour ses communications fait en sorte que l’on évite des erreurs ou des malentendus qui pourraient devenir préjudiciables à l’organisation. Avec un plan de communication global ou annuel, il est possible de prévoir certains sujets pointilleux, puis de mieux s’adapter pendant cette situation, dans le feu de l’action.
Dans un plan de communication, il n’y a pas seulement des messages par canal, mais il est aussi crucial d’inclure un calendrier ou un échéancier, avec des dates précises, puis un plan d’action selon les divers contextes (scrum média, prise de parole, rencontre informelle, communiqué de presse, événement, etc.).
4 raisons pour établir un plan d’action avec un échéancier clair
1. Définir les priorités:
Un plan d’action permet de définir les priorités et les étapes nécessaires pour atteindre un objectif spécifique de communication. Par exemple, un plan de communication inclura des messages clés lors d’une prise de parole en public. Le plan d’action, lui, va prévoir le type de réponses à diverses questions (à risque ou pas pour la réputation de l’organisation) selon le type d’intervenants présents, puis intégrera des messages clés cohérents avec un échéancier clair pour diffuser ceux-ci sur les canaux traditionnels et numériques, selon les objectifs de votre organisme.
2. Structurer le travail:
Avec un plan d’action défini, cela aide à structurer le travail pour toutes les personnes impliquées dans le projet. De manière plus spécifique, le plan d’action est plus concret et est déterminé selon les divers contextes, plateformes et objectifs. Cet outil organisationnel aide également à identifier les tâches qui doivent être effectuées, par exemple en communication interne ou externe. C’est en quelque sorte de la gestion de projet.
Les acteurs de votre équipe sont au fait des rôles à jouer, des actions à entreprendre ou livrables à réaliser, puis par qui et à quel moment ce le sera. Ceci facilite énormément la collaboration entre les membres de l’équipe, en plus de diminuer l’ambiguïté des tâches et responsabilités de chacun.
3. Gérer les délais:
Vous le savez sans doute comme nous : faire un échéancier clair permet de gérer les délais et de s’assurer que le projet avance dans les temps requis. De cette façon, l’équipe peut suivre l’évolution du projet et vérifier si les tâches sont terminées à temps pour atteindre les objectifs fixés au départ. Il faut par contre rester flexible même si nous avons un plan d’action béton, car tout peut arriver en cours de projet.
4. Faciliter la communication:
Avec l’aide d’un plan d’action bien défini et structuré, c’est certain que cela facilite la communication entre les membres de l’équipe. La mise en place d’un tel outil est efficace pour établir une compréhension commune des tâches à accomplir, des délais à respecter et des résultats attendus. Alors, les malentendus et les erreurs de communication sont minimisés grâce à ce genre de plan d’action.
Au final, effectuer un plan d’action, incluant un échéancier précis, est primordial pour la réussite d’un projet et du plan de communication établis pour un projet et l’organisation. Définir les priorités, structurer le travail, prévoir les message clés, gérer les délais et faciliter la communication entre les membres de l’équipe sont tous des avantages au développement d’un plan d’action, et même pour un plan de communication. Ces outils précieux favorisent la collaboration et l’atteinte des objectifs fixés.
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